Belfius est un groupe belge banque et assurances qui existe depuis 150 ans. QuoJob a été implémenté au niveau du département de communication et du service publication. Le service publication est en charge de différents imprimés et publications numériques, à la fois pour nos publications commerciales et non-commerciales.

Ancienne manière de travailler

Au niveau de la gestion de nos appels d'offres et nos bons de commande, on avait beaucoup de création de documents, word ou excel, pour communiquer avec nos fournisseurs ou avec nos clients.

C'était une charge administrative qui représentait une part importante de la gestion de chaque dossier, on a voulu trouver une solution intégrée pour répondre à ce problème.

Convivial et accessible

Notre souci premier dans la recherche d'un outil est que cet outil puisse coller parfaitement le processus qu'on avait mis en place pour la gestion des dossiers en interne. Et que ce soit un outil convivial et accessible partout. Ce qui est très important pour nous, au niveau de l'accessibilité, puisque nous avons des collaborateurs qui travaillent de manière centralisée mais également en télétravail.

Paramétrisable 

Le fait que QuoJob était standard mais paramétrisable, qu'il pouvait encore évoluer au niveau du nombre d'utilisateurs, du type de modules qu'on pouvait acquérir.

Les atouts de QuoJob

Les atouts majeurs de QuoJob sont la centralisation de toutes les données, soit les données liées aux clients (les données de contact, leur centre de facturation), soit les données liées aux fournisseurs.

On a identifié qu'on travaillait avec 70% de dossiers récurrents par année.

Par-delà, l'option « template » de QuoJob est un outil très important, parce qu'il permet de gagner beaucoup de temps au niveau de la description des objets qu'on utilise.

Permanente évolution

QuoJob est un outil en permanente évolution, on a des modules nouveaux à disposition qu'on peut implémenter en fonction de l'évolution de l'activité et des besoins. C'est un point positif de savoir que quelle que soit l'évolution de notre activité, on peut faire appel à Dataline pour discuter d'une option ou l'autre qu'on voudrait implémenter dans notre utilisation quotidienne de QuoJob.

L'implémentation

L'implémentation s'est faite en quelques mois et après l'équipe était autonome dans l'utilisation de l'outil. Le point essentiel dans ce trajet est qu'on est très bien encadré au niveau de la paramétrisation. Dataline Solutions insiste beaucoup sur ce point et a raison, parce que c'est essentiel d'avoir les bonnes bases pour démarrer et que tout soit dans l'outil au moment où l'outil est à la disposition d'un groupe plus large d'utilisateurs.

L'avenir

Aujourd'hui, QuoJob est utilisé au sein de l'équipe publishing pour la gestion des dossiers. Si d'autres souhaits se faisaient sentir au cours des prochains mois on n'hésiterait pas à retourner vers Dataline pour d'autres modules.

L'idéal est d'avoir un module de gestion de projet lié au module que nous utilisons actuellement, plutôt administratif, mais on aurait les deux dans un même environnement.


Belfius
Avenue Pacheco 44
1000 Bruxelles

www.belfius.be

Spécialité: Service de communications
Province: Région Bruxelles-Capitale
QuoJob: °2012

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