Des dizaines de mailings envoyés chaque jour. MultiPress en donne un aperçu.

S'il est une dénomination sociale qui ne risque guère de donner lieu à quiproquo, c'est bien De Mailingman. De Mailingman s'occupe des mailings d'autres entreprises et elle fait appel à MultiPress pour rationaliser ses activités et tenir un cap clair.

 

L'idée à la base de De Mailingman est née le jour où Stan Callens, alors commercial dans le secteur automobile et appelé lui aussi à adresser des publipostages, s'est demandé si quelqu'un ne pouvait pas se charger à sa place de cette tâche fastidieuse. Ses recherches n'ont manifestement pas abouti, puisqu'il en est arrivé à fonder De Mailingman en 1991. Après 25 ans de croissance, sa société emploie aujourd'hui 24 salariés et dessert une clientèle de plus de 2 000 entreprises. Et comme pour bon nombre d'affaires nées dans la légendaire mansarde, le besoin s'est fait sentir à un certain moment d'un système intégré, dédié à la gestion des devis, de la production et de la facturation.

« Auparavant, nous avions un programme qui générait une facture à partir de l'offre de prix. Mais guère plus. Ce logiciel fonctionnait avec des prix unitaires qui avaient un code fixe. Pratique, il ne l'était pas vraiment, car beaucoup d'erreurs étaient commises. Et puis nous n'avions rien d'autre, au final, qu'un devis et une facture. Pour le planning, nous utilisions un autre programme, comme Outlook ou Excel. »

L'introduction de MultiPress entraîna de grands changements: « Nous avons découvert MultiPress à la faveur d'une rencontre entre notre responsable des ventes et Manu, de chez Dataline Solutions. Celui-ci a immédiatement songé à MultiPress pour nous aider avec notre paperasse: un programme unique pour gérer l'ensemble du volet administratif, de la logistique et de la production. Que rêver de mieux? »

Assistance et formation

« La mise en œuvre du progiciel ERP a bien demandé quelques efforts. Mais tout s'est déroulé sans anicroche. Nous avons bénéficié du soutien nécessaire au moment de l'installation - en fait, nous n'avons rien dû faire nous-mêmes - et reçu la formation indispensable pour tirer le maximum de Multipress. » De Mailingman fonctionne à présent avec un système intégré grâce auquel toutes les informations sont automatiquement disponibles et actualisées en permanence avec les données les plus récentes. Fini donc de perdre son temps à farfouiller dans plusieurs programmes différents.

« Le service de Dataline est également excellent. En cas de problème ou si nous avons une question, il suffit d'un coup de téléphone ou d'un e-mail, et nous avons bien vite une réponse. Quand nous appelons la ligne d'assistance, nous obtenons toujours la même personne au bout du fil. Dataline peut voir l'information affichée sur nos écrans via Teamviewer et résoudre ainsi le problème à distance. Assez optimal, non? »

Vue parfaite de l'occupation des capacités

« Nous faisons bon usage du module de planning, où toutes nos machines sont répertoriées. Nous savons ainsi pendant combien de temps tel équipement peut fonctionner et si du personnel est disponible, quelle sera la cadence de production pour le type de commande en question, etc. De quoi nous permettre de planifier la besogne à la perfection, tout en sachant d'avance si un délai peut ou non être tenu. Grâce à MultiPress, nous pouvons très rapidement fournir des réponses à nos clients et nous conservons un aperçu synthétique des différentes tâches. »

De Mailingman s'efforce chaque jour de tirer toujours un peu plus de MultiPress - ainsi l'administration du personnel a-t-elle été améliorée via l'utilisation de codes-barres. Non seulement l'entreprise bénéficie d'une vue plus claire sur le processus de production et sur le temps passé par un collaborateur sur un mailing, mais elle a aussi une image plus précise de ses coûts d'exploitation.

Nouveaux services

De Mailingman a entre-temps étendu son offre d'origine - le traitement et la gestion des mailings - en l'étoffant de nouveaux services. L'entreprise peut, par exemple, gérer l'ensemble de la salle du courrier des clients. De Mailingman est ainsi en mesure d'ajouter des messages commerciaux à des factures ou des lettres sur la base de données variables. De quoi donc offrir désormais la possibilité à ses clients d'utiliser leurs factures aussi à des fins marketing. MultiPress joue également un rôle à cet égard: « MultiPress fait en sorte que nous puissions appliquer un marketing variable au niveau de la facturation. Ce qui engendre à son tour des économies.

 

De Mailingman
Abeeldreef 2
8501 Kortrijk

www.mailingman.be

 

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