Dechman Communication est une agence de communication full service, active sur le marché du Grand-Duché du Luxembourg et sa grande région. Nous avons une équipe d'une vingtaine de personnes qui nous permet d'offrir l'ensemble des services allant de la conception, création, production, jusqu'à la réservation et planification au sein des supports média. Cette équipe pluridisciplinaire nous permet d'offrir à notre clientèle tous les services de communication et de marketing et d'être actifs dans tous les secteurs économiques, que ce soit au niveau bancaire, au niveau des télécommunications, de l'automobile, mais aussi dans les secteurs du commerce et de l'industrie.

Précédente méthode de travail

Comme dans beaucoup de sociétés, nous fonctionnions auparavant avec les outils Excel et Word, ce qui nécessitait un double encodage et nous posait pas mal de difficultés dans tout le suivi, la gestion, jusqu'à la facturation, et c'est pour ça qu'on a dû s'orienter vers un logiciel qui permette de centraliser toutes ces choses-là.

Trois points importants

Notre choix a été guidé principalement par trois obligations. Primo, le logiciel était effectivement un logiciel spécifique aux agences, ce qui était très important. Il comportait aussi un module de médiaplanning qui représente une part importante de notre activité et qui était vital pour notre évolution. Le dernier aspect très intéressant était le fait qu'il fonctionne dans un environnement web, il ne demande donc aucune infrastructure informatique, aucune maintenance, et surtout, il est accessible de partout. Ces trois points étaient les plus importants et ont guidé notre choix.

Tout le nécessaire dans un seul outil

L'avantage du logiciel, c'est qu'il regroupe au sein d'un seul et unique outil, l'ensemble des choses nécessaires au bon fonctionnement et à la bonne gestion dès l'aspect contact/offre avec toute la partie CRM intégrée et ce, jusqu'à la facturation, voire jusqu'au paiement. Donc au sein d'un seul et unique outil, on peut suivre l'évolution de l'activité de la société. L'un des aspects aussi importants dans le choix de ce logiciel, fut son module médiaplanning qui nous a permis de passer de l'enregistrement de multiples feuilles Excel vers un enregistrement centralisé pour toutes nos réservations planning. C'est un gros avantage qui représente un gros gain de temps tant au niveau de la gestion quotidienne des commandes, achats, réservations, qu'à celui de la facturation qui en découle, presque automatiquement.

Implantation rapide

L'installation, la formation et la mise en route ont été assez rapides. Nous avons sélectionné et fait notre choix définitif en juin 2012. Nous avons profité de la période estivale pour former nos utilisateurs avec 2 ou 3 formations spécifiques, sans plus, parce que justement l'ergonomie du système permet de l'appréhender très facilement et très rapidement. Nous avons démarré de manière opérationnelle dès le mois de septembre. L'implantation complète du système a donc été très rapide.

Progression constante pour l'avenir

Dans l'avenir proche et c'est déjà mis en route depuis quelques mois, nous avons installé le dernier module de planification des tâches que nous souhaitons encore pousser dans son utilisation afin d'avoir plus de précision, une meilleure connaissance encore de notre organisation et de nos ressources, tant en interne qu'en externe.

Notre volonté pour le futur, c'est évidemment de servir le mieux possible le client, développer le mieux possible notre clientèle. Pour ça, QuoJob est un outil très intéressant qui va justement nous permettre de maintenir cette progression constante dans les années à venir.


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