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"Une facture dans QuoJob est établie en exactement 2 poussées de bouton. Si l'on compare avec avant..."

Head Office a été élue l'année dernière, 16 septembre 2013, pour être précis,  "Meilleure agence de marketing du monde". C'est bien ça, du monde! Pour la pertinence de leur narrations, la créativité dont ils y font preuve et les résultats qu'ils enregistrent. Et tout ça, excusez-moi mais pour une entreprise belge d'Herent, n'ayons pas peur de le dire: il faut le faire!

L'entreprise a été baptisée en 2002 et compte depuis, plus de 80 collaborateurs. L'administration, comme la facturation, le suivi des ordres, accompagnement de projets et enregistrement des heures, est alors aussi un job à part. Au début, les collaborateurs du backoffice détestaient gérer  les budgets avec des programmes comme Excel et Word. Les feuilles de calcul étaient conservées via Business Objectset et les contacts dispersés parmi les différents collaborateurs. Pour préserver la croissance de l'entreprise ambitieuse, on était contraint de trouver une solution à ce cocktail trouble. Sofie, Coordinatrice de la comptabilité et des RH, explique pourquoi...

Pression sur la rentabilité

Notre système administratif était loin d'être clair, nous faisait perdre beaucoup de temps et n'était pas du tout pratique. On ne pouvait établir aucun enregistrement journalier des temps et nous retrouvions donc avec beaucoup de paperasserie. En plus, l'information saisie n'était pas toujours exacte, ce qui impliquait que nous devions consulter différentes sources pour calculer la rentabilité d'un projet. Cela mettait une pression sur la rentabilité même à cause de l'excès de frais généraux. Tous nos contacts étaient également répartis entre différents collaborateurs, ce qui causait régulièrement de bonnes frustrations. Vous comprenez que ça ne pouvait durer et que nous avons  du coup, vite recherché une solution adaptée.

Enregistrement des temps = facturation hermétique

Depuis que nous travaillons avec QuoJob (2002), ça a beaucoup changé chez nous. Nous avons insisté pour que tout le monde remplisse convenablement, chaque jour, ses enregistrements de temps. Chaque jour. Dans QuoJob, c'est en fait une action très simple et intuitive, un enfant peut le faire. On ne peut qu'ainsi, avec cette précision nécessaire, suivre aux RH, ce qui se passe quotidiennement. Nous pouvons aussi, grâce à ça, faire correctement la facturation et de manière évidente. Les contestations ultérieures sont presque impossibles. Si on le fait bien, on passe de l'offre à la facture en deux clics de souris!

QuoJob comme remplaçant du "vieil" intranet de l'entreprise

Ce que par exemple, nous voyons encore beaucoup chez d'autres clients, est l'intranet. On y retrouve alors toutes les données de l'entreprise comme les contacts (internes ou externes), fichiers importants, projets, bases de données,... Chez nous, ce n'est plus utile, on retrouve tout dans QuoJob. En plus, il est basé sur le web, tout le monde peut donc tout consulter de chez lui. Demander des petits rapports, compulser toute l'administration autour des projets, tout est devenu très simple.

QuoJob se charge même de nos planning, agendas et demandes de congés même si nous avons dû récemment nous arrêter de les développer puisqu'au début de l'année, nous avons changé de secrétariat social et qu'ils voulaient utiliser leur propre système. Ceci dit, pour les indépendants et les freelances qui ne font pas partie du payroll, c'est toujours ce que nous utilisons. Super pratique!

Head Office
Persilstraat 51 Bus 4
3020 Herent (Leuven)

www.headoffice.be

Spécialité: Publicité - Création graphique
Province: Brabant-Flamand
Employées: 66
TrendsTop: 36
Le chiffre d'affaires: €11.351.986

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