De Belgische groep Belfius Bank en Verzekeringen bestaat reeds meer dan 150 jaar. QuoJob werd bij ons geïmplementeerd op de afdelingen communicatie en publishing. De dienst publishing is verantwoordelijk voor allerlei drukwerk en digitale publicaties, en dit zowel commercieel als niet-commercieel.

Vroeger

Voor het beheer van onze aanbestedingen en bestelbonnen gebruikten we vroeger heel veel verschillende documenten naast elkaar, in Word of Excel. Dit kostte echter heel wat administratieve inspanningen voor elk dossier en dat probleem wilden we grondig aanpakken.

Gebruiksvriendelijk en toegankelijk

Onze eerste zorg bij de zoektocht naar een nieuw systeem, was dat dit systeem het ganse proces kon dekken van interne orderverwerking. Daarnaast moest de software ook gebruiksvriendelijk en toegankelijk zijn. Dit laatste is voor ons erg belangrijk, gezien onze medewerkers zowel vanop kantoor als van thuis werken.

Parametriseerbaar

QuoJob is standaard is opgebouwd, maar kan tegelijkertijd ook aangepast worden. Dit wil zeggen dat het systeem nog kan evolueren in de toekomst op het vlak van aantal gebruikers, type modules...

De troeven van QuoJob

De belangrijkste troeven van QuoJob is het centrale beheer van alle gegevens (adres, facturatiegegevens...), en dit zowel van klanten als van leveranciers. Op een bepaald moment hebben we vastgesteld dat 70% van onze opdrachten terugkerende opdrachten zijn. Dit maakt dat de optie 'Template' in QuoJob voor ons onmisbaar is geworden. Dit levert ons immers enorm veel tijdswinst op bij de beschrijving van objecten die worden gebruikt.

Voortdurende evoluties

De software QuoJob evolueert voortdurend, zo zijn er nieuwe modules die kunnen worden geïmplementeerd in functie van de activiteiten en de behoeften. Hoe we ook zullen evolueren in de toekomst, we kunnen altijd bij Dataline aankloppen om bepaalde opties te bespreken die we overwegen in QuoJob. En dat vind ik heel belangrijk.

Implementatie

QuoJob is in enkele maanden tijd geïmplementeerd in onze organisatie en van dan af kon  ons team autonoom aan de slag met het programma. Essentieel hierbij is dat we enorm goed werden begeleid bij de parametrisatie. Dataline  benadrukt het belang van een goede parametrisatie en ze hebben gelijk, want een goede basis is essentieel om te beginnen. Alle nodige informatie moet ook in het systeem vervat zitten wanneer  de software ter beschikking wordt gesteld van een groep gebruikers.

De toekomst

Vandaag wordt QuoJob gebruikt in onze publishing voor het dossierbeheer. Als we nog meer specifieke wensen zouden hebben de komende maanden op het vlak van modules, zullen we Dataline zeker contacteren hiervoor. In de ideale wereld zouden we een module projectbeheer combineren met de module die we nu gebruiken, die eerder administratief is.

 

 

Belfius est un groupe belge banque et assurances qui existe depuis 150 ans. QuoJob a été implémenté au niveau du département de communication et du service publication. Le service publication est en charge de différents imprimés et publications numériques, à la fois pour nos publications commerciales et non-commerciales.

Ancienne manière de travailler

Au niveau de la gestion de nos appels d'offres et nos bons de commande, on avait beaucoup de création de documents, word ou excel, pour communiquer avec nos fournisseurs ou avec nos clients.

C'était une charge administrative qui représentait une part importante de la gestion de chaque dossier, on a voulu trouver une solution intégrée pour répondre à ce problème.

Convivial et accessible

Notre souci premier dans la recherche d'un outil est que cet outil puisse coller parfaitement le processus qu'on avait mis en place pour la gestion des dossiers en interne. Et que ce soit un outil convivial et accessible partout. Ce qui est très important pour nous, au niveau de l'accessibilité, puisque nous avons des collaborateurs qui travaillent de manière centralisée mais également en télétravail.

Paramétrisable 

Le fait que QuoJob était standard mais paramétrisable, qu'il pouvait encore évoluer au niveau du nombre d'utilisateurs, du type de modules qu'on pouvait acquérir.

Les atouts de QuoJob

Les atouts majeurs de QuoJob sont la centralisation de toutes les données, soit les données liées aux clients (les données de contact, leur centre de facturation), soit les données liées aux fournisseurs.

On a identifié qu'on travaillait avec 70% de dossiers récurrents par année.

Par-delà, l'option « template » de QuoJob est un outil très important, parce qu'il permet de gagner beaucoup de temps au niveau de la description des objets qu'on utilise.

Permanente évolution

QuoJob est un outil en permanente évolution, on a des modules nouveaux à disposition qu'on peut implémenter en fonction de l'évolution de l'activité et des besoins. C'est un point positif de savoir que quelle que soit l'évolution de notre activité, on peut faire appel à Dataline pour discuter d'une option ou l'autre qu'on voudrait implémenter dans notre utilisation quotidienne de QuoJob.

L'implémentation

L'implémentation s'est faite en quelques mois et après l'équipe était autonome dans l'utilisation de l'outil. Le point essentiel dans ce trajet est qu'on est très bien encadré au niveau de la paramétrisation. Dataline Solutions insiste beaucoup sur ce point et a raison, parce que c'est essentiel d'avoir les bonnes bases pour démarrer et que tout soit dans l'outil au moment où l'outil est à la disposition d'un groupe plus large d'utilisateurs.

L'avenir

Aujourd'hui, QuoJob est utilisé au sein de l'équipe publishing pour la gestion des dossiers. Si d'autres souhaits se faisaient sentir au cours des prochains mois on n'hésiterait pas à retourner vers Dataline pour d'autres modules.

L'idéal est d'avoir un module de gestion de projet lié au module que nous utilisons actuellement, plutôt administratif, mais on aurait les deux dans un même environnement.


 

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